[참고자료]메일 사용과 글쓰기 방법

예전에 모 업체로 부터 technical document를 받아 기술 검수 프로젝트를 시행한적이 있었다. 이를 위해서 해당 기업 담당부서의 장과 담당자와 메일 및 인스턴트 메세지를 이용해 많은 대화를 해보았는데 큰 대기업의 이미지와는 다르게 기본도 안되어 있는 글쓰기 형식과 문단 형식에 크게 놀란 경험이 있었다.특히, 메일과 같은 유용한 inter-communication toolkit은 문자 하나 하나 증거 자료로 남기 때문에 매우 조심해야할 경우가 많다.아무리 바쁘고 힘들더라도 메일 작성 후에는 반드시 퇴고 및 철자를 검사해야 하며, 형식에 어긋난 글이나 표현은 과감히 삭제해야 하며, 감정에 치우친 표현은 특히나 자재해야 한다.

글을 쓸때의 고려 사항은 아래와 같다.

*표현 검증 사항*

-적절한 용어나 개념을 구사하고 있는가?

-문장이 매끄러우면서도 간결, 정확하게 작성 되어 있는가?

-각 문단의 분량이 적절한가?

-글의 전체적인 구상이 체계적인가?

최소한의 위와 같은 4가지 사항은 반드시 고려를 해주어야 한다.

특히 기술적인 설명이나 flow chart를 소개하는 문서의 경우에는 전문 용어나 기술적 구문의 오류가 없는지를 반드시 체크를 해주어야 할 것이다.

화재를 바꾸어 문서 작성 능력을 키우기 위해서 본인이 하고 있는 노력을 소개 하도록 하겠다.

1.다독, 다작, 다상량의 3대 원칙 준수

-많이 읽고, 쓰고, 생각하라

2.글을 자주 써봐야 표현력이 향상되고 글쓰기 능력이 향상된다

-메모 활용, 책 읽은후 감상문 작성

3.사고력을 키워라

-비판력

;문제 의식을 가져보고 분석하기

-논리력

;근거의 근거를 생각하고 분석하기

-창의력

;합리적인 대안 생각하기

최소한 위의 3가지를 지키기 위해서 노력하고 있으며, 일주일에 최소 3권 이상의 책을 읽고 있다.

전자책의 활용을 적극 추전하고, 일주일에 최소 1~2회는 서점에가서 여러 신간 서적 및 관심 도서를 읽어보는 것이 좋다.이러한 독서 습관과 더불어 키워야하는 능력이 있는데 아래와 같다.

1.문서의 내용을 요약하는 방법

-문서의 내용을 키워드로 요약후, 핵심 줄거리 서술

2.문서의 구조 이해 방법

-문서의 추상적 레벨을 이해하고, 심도있는 각 문단의 작성 방법

3.문서의 간략화

-1번과 2번의 내용을 토대로 문서의 주제와 더불어 내용을 간단하게 이해하는 방법

필시 위의 과정을 토대로 문서의 핵심을 읽어 낼 수 있는 능력이 길러진다면, 실생활과 업무 수행에 있어서 많은 도움이 될 것이다.